Oleh Zulaikha Ulfie
Maria
Sekretaris merupakan salah
satu penentu keberhasilan dari seorang pemimpin dan sebuah perusahaan. Karena
menjadi sekretaris memiliki kedudukan sebagai lalu lintas arus komunikasi dari
atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan dan antar clien yang berbeda
instansi atau perusahaan.
Memiliki ketrampilan
komunikasi yang baik adalah hal mutlak yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris. Mampu menyampaikan perintah dari atasan kepada bawahan dengan
cepat, tanggap, efektif dan akurat
adalah suatu kewajiban dalam tugasnya. Seorang sekretaris juga harus mampu
dengan akurat memberikan informasi ataupun pesan yang berasal dari bawahan
kepada atasan.
Kemampuan yang tidak kalah
penting adalah kemampuan bernegosiasi dengan clien dari perusahaan lain.
Seorang sekretaris wajib memiliki kemampuan untuk melakukan negosiasi yang baik
dengan clien untuk mencapai sebuah kesepakatan dan menjalin sebuah kontrak
kerjasama. Melalui kemampuan negosiasi yang baik, seorang clien akan merasa
sangat dihargai dan merasa senang menjalin kerjasama dengan perusahaan yang
bersangkutan. Sehingga terjalin sebuah kesepakatan kontrak kerjasama yang
saling menguntungkan bagi kedua belah perusahaan yang bekerjasama. Kemampuan
negosiasi yang baik oleh sekretrasi akan menciptakan citra positif bagi
perusahaan, karena sekretaris juga merupakan salah satu tolak ukur kredibilitas
dari sebuah perusahaan. Kemampuan negosiasi yang baik yang dikuasi sekretaris
akan menciptakan hubungan kerjasama yang kondusif sehingga visi dan misi
perusahaan akan lebih mudah dicapai.
Pembahasan tentang
kemampuan negosiasi bagi seorang sekretaris ini diangkat berdasarkan pengamatan
penulis pada kondisi di lingkungan perkantoran mengenai jabatan seorang
sekretaris. Seorang sekretaris secara umum hanya mengutamakan ketrampilan
manajemen kantor dan ketrampilan bekerja efektif dalam menjalankan
pekerjaan-pekerjaan kantor. Seorang sekretaris terkesan mengenyampingkan
ketrampilan bernegosiasi yang sesungguhnya itu menjadi ketrampilan yang wajib
bagi seorang sekretaris. Oleh karena itu, diharapkan setelah kita mengkaji tema
ini, seorang sekretaris ataupun calon sekretaris akan menjadikan ketrampilan
bernegosiasi sebagai ketrampilan wajib yang mutlak dimiliki oleh seorang
sekretaris disamping ketrampilan manajemen kantor dan ketrampilan bekerja
efektif. Tentunya jika hal ini diterapkan dalam mata kuliah Program Studi
Administrasi Perkantoran, akan tercipta lulusan-lulusan sebagai calon
sekretaris yang professional dalam segala hal dalam bidangnya. Trampil dalam
manajemen kantor, trampil dalam bekerja efektif dan trampil dalam menjalin kerjasama
dengan clien dengan teknik negosiasi yang baik.
A.
Negosiasi
Secara umum kata "Negosiasi" berasal dari kata to
negotiate, to be negotiating dalam Bahasa Inggris yang berarti "merundingkan,
membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar".
Sedangkan kata-kata turunanya adalah antara lain "Negotiation" yang berarti "menunjukkan suatu proses atau
aktivitas untuk merundingkan, membicarakan sesuatu hal untuk disepakati dengan
orang lain", dan "Negotiable"
yang berarti "dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar".
Menurut Oliver, negosiasi
adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil
akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses
yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan
bersama.
Pendapat lain menurutt Fisher
R dan William Ury, negoisasi adalah komunikasi dua arah dirancang untuk
mencapai kesepakatan pada saat keduabelah pihak memiliki berbagai kepentingan
yang sama atau berbeda. Fisher R dan William Ury juga mengemukakan bahwa
negosiasi adalah pertemuan antara dua pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan
atas pokok-pokok masalah yang :
a.
Penting dalam pandangan kedua belah pihak
b.
Dapat menimbulkan konflik di antara kedua
belah pihak
c.
Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak
untuk mencapainya.
Negosiasi merupakan bagian
dari kehidupan kita sehari-hari dengan kita sadari maupun tidak, sebagai contoh
ketika kita sedang berbelanja atau membeli sesuatu di pasar, maka kita akan
terlibat suatu proses tawar-menawar harga barang yang akan kita beli (kecuali
apabila kita membeli disupermarket/minimarket kita tidak akan bisa menawar),
dalam hal ini berarti kita sedang melakukan praktik negosiasi. Begitu juga
ketika kita sedang meminta sesuatu kepada orang tua kita, misalkan kita
menginginkan handphone (HP) namun orang tua kita malah membujuk kita dengan
janji akan dibelikan sepeda dan tidak membelikan HP dengan alasan tertentu,
dalam hal ini orang tua kita melakukan proses negosiasi dengan kita.
Bagi
beberapa orang, untuk contoh kasus pada saat kita berbelanja di atas, beberapa
orang merasa cukup dengan harga yang ditawarkan oleh penjual, sementara yang
lain merasa perlu untuk melakukan negosisasi dengan menawar harga kembali untuk
mendapatkan harga yang lebih murah. Kesadaran untuk " merasa perlu untuk menawar kembali"
ternyata menghasilkan suatu bentuk penghematan. Berawal dari kesadaran inilah
kemudian menjadi dasar telenta yang dikembangkan sebagai suatu bentuk Negotiation Skill.
Definisi
negosiasi bisnis dapat diartikan sebagai suatu bentuk pertemuan bisnis antara
dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis. Negosiasi
merupakan perundingan antara dua pihak dimana didalamnya terdapat proses
memberi, menerima, dan tawar menawar. Selain itu negosiasi juga merupakan ijab
kabul dari sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak untuk
saling memberi dan menerima atas sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan
bersama.
B.
Tujuan
dan Manfaat Negosiasi
Dengan memiliki ketrampilan
bernegosiasi, banyak manfaat yang akan diperoleh sesorang ataupun bagi seorang
sekretaris. Ketrampilan negosiasi yang baik akan menjadi salah satu point plus
bagi kualifikasi yang dimiliki sekretaris untuk mendapatkan pekerjaan.
Ada beberapa tujuan dari sebuah negosiasi
dalam bisnis, yaitu antara lain :
a. Untuk
mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi,
saling pengertian dan persetujuan.
b. Untuk
mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah
yang dihadapi bersama.
c. Untuk
mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing-masing
pihak merasa menang (win-win solution).
Selain mempunyai tujuan,
negosiasi juga mempunyai manfaat. Manfaat yang diperoleh dari sebuah proses
negosiasi di dalam bisnis resmi antara lain adalah :
a. Untuk
mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau
institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama
atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah
pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait,
sehingga membuat hidup perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses
negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan
perekonomian dalam skala yang lebih luas.
b. Dalam
sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk
menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar,
yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga
akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisiens, yang memberikan
keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan
dari sebuah perusahaan
C.
Perilaku
Asertif dalam Bernegosiasi
Perilaku Asertif adalah
apabila dalam berkomunikasi dengan orang lain berusaha menyenangkan, mempunyai
pendirian teguh, berkepribadian, memperjuangkan keinginannya dengan tidak
membuat orang lain merasa dirugikan, mengalah untuk menang. Pada intinya asertif
adalah sebuah gaya yang alamiah ketika seseorang melakukan negosiasi atau
menjalin hubungan dengan orang lain, yakni berterus terang, jujur, dan sopan
santun. Sebagai orang yang profesional maka perilaku tersebut harus melekat
pada diri atau bagian dari seseorang.
Perilaku asertif bisa
diupayakan dengan mengkomunikasikan kesan pribadi yang menghargai diri dengan
menghargai orang lain. Perilaku asertif didasari bahwa kita mempunyai
kebutuhan, kepentingan dan hak yang sama sebagai manusia di tengah-tengah komunitas.
Rosidah (2005: 55-56)
memberikan tips upaya untuk menjadi orang yang asertif antara lain :
a. Mampu
mengenal diri sendiri
Dengan mengenali karakter diri sendiri
kita akan mampu memahami diri sendiri dan mampu untuk memahami orang lain. Tiap
orang memiliki kepribadian yang cenderung berbeda. Dengan pemahaman tersebut
dimungkinkan akan diperoleh pendekatan yang saling menguntungkan.
b. Mau
mengerti dan menerima umpan balik
Bermodal dari saling memahami pribadi
diri sendiri dengan orang lain, akhirnya diperoleh kemampuan untuk mengerti dan
mengendalikan emosi maupun keadaan. Sehingga individu mampu menerima perbedaan
opini dan menerima umpan balik.
Perilaku asertif tersebut seirama dengan
tingkat kematangan atau kedewasaan kepribadian seseorang. Orang yang matang
akan mampu menekan ego sehingga di dalam berperilaku senantiasa memperhatikan
pertimbangan yang bijak, tidak mengabdi pada kepentingan pribadi atau kantor,
melainkan melihat urgensi secara proporsional. Dengan demikian di dalam mempengaruhi
orang lain akan bersikap lebih mudah mentoleransi perbedaan dan secara
hati-hati memasukkan ide-ide yang bertentangan dengan lawan bicara. Artinya
pengaruh yang disampaikan dikemas secara lebih halus dan penuh pengertian.
D.
Teknik
Menjadi Negosiator bagi Sekretaris
Gaya seseorang dalam bernegosiasi ada dua
tipe yaitu tipe agresif dan tipe asertif.
Pada tipe agresif, kedua pihak saling
berkompetisi dan mementingkan diri sendiri sehingga salah satu pihak ada yang
merasa dikalahkan atau kedua-duanya sama tidak mendapatkan keinginannya. Dengan
cara seperti ini, hubungan interpersonal hanya dapat berjalan singkat. Pada
tipe asertif, kedua pihak saling bekerjasama dan bermusyawarah sehingga
sama-sama mendapatkan keinginan masing-masing, sama-sama menang dan hubungan
baik bisa dipertahankan.
Ambar (2005: 53-54) mengungkapkan beberapa
langkah yang dapat dicapai untuk menjadi negosiator :
a. Jangan
berfokus pada pembicaraan diri sendiri
Seringkali orang tidak peduli terhadap
pendapat orang lain karena terlalu memusatkan perhatian pada pendapatnya
sendiri. Orang seperti ini biasanya cenderung gagal dalam bernegosiasi. Orang
yang lebih banyak diam dan mau menyimak pembicaraan orang lain justru mampu
mempengaruhi keyakinan orang lain. Sebab mereka bisa mengontrol pembicaraan dan
sikapnya sebelum dan sewaktu menyampaikan pendapat-pendapatnya.
b. Membuat
persiapan
Sebelum bernegosiasi carilah informasi
mengenai posisi orang lain dan posisi diri sendiri. Masukilah situasi negosiasi
dengan rencana yang matang dan berbagai pilihan penyelesaian.
c. Menjadi
asertif
Negosiasi dan asertif selalu berjalan
bersamaan. Percaya diri diperlukan dalam menawarkan usulan dan tidak menjadikan
pihak lain merasa kalah. Sikap asertif diperlukan pada saat mengungkapkan ide
secara jelas fair untuk kedua belah pihak dan apabila pihak lain tidak setuju
maka memberikan kemungkinan lain yang tidak merugikan orang lain. Dalam proses
negosiasi, kemukakan “tidak setuju” dengan cara tidak langsung dalam bentuk
musyawarah.
d. Hubungan
interpersonal yang positif
Jika terjadi pertentangan pendapat dalam
proses negosiasi, fokuskan pembicaraan hanya pada masalah yang dipertentangkan
dan memisahkannya dari hal-hal yang bersifat personal.
e. Sikap
tubuh saat berkomunikasi
Sikap tubuh ketika berbicara berpengaruh
terhadap keberhasilan dalam proses negosiasi. Misalnya : tatapan mata tidak
memancarkan kebencian atau kesinisan, ekspresi wajah yang ramah namun tetap
mengesankan ketegasan, sikap duduk yang tegak, hindari gerakan tangan yang
tidak perlu.
f.
Membuat persetujuan kerjasama
Saat membuat persetujuan jangan lupa
mengulas kembali persoalan awal atau persoalan mendasar. Jangan sampai jalan
keluar yang diambil tidak menjawab persoalan.
Memiliki ketrampilan
negosiasi bisnis yang baik bagi seorang sekretaris sangatlah penting dan
memberikan banyak nilai positif. Sekretaris yang memiliki ketrampilan negosiasi
yang baik akan memiliki point plus dalam memenuhi kualifikasi dalam dunia
pekerjaan kantor. Kemampuan negosiasi yang baik dapat diperoleh dari banyak
faktor seperti seberapa banyak kapasitas kita mengikuti kegiatan
keorganisasian, seberapa banyak jam terbang yang kita miliki serta bagaimana
kita dapat mengenali dan menggali potensi diri sendiri dengan menerapkan
teori-teori yang didapat. Oleh karena itu, seorang sekretaris selain wajib
cekatan dalam menajemen kantor, efektif dalam bekerja, juga harus menguasai
ketrampilan bernegosiasi untuk mencapai jabatan sebagai sekretaris
professional.
Seorang sekretaris seharusnya tidak
mengesampingkan kemampuan komunikasinya terutama kemampuan bernegosiasi, karena
pekerjaan sekretaris dimasa depan akan lebih kompleks yaitu sekretaris tidak
hanya bekerja di depan komputer melainkan seorang sekretaris professional di
masa depan akan lebih banyak mendampingi pimpinan dan menjadi utusan perusahaan
untuk melakukan negosiasi kerjasama dengan clien perusahaan lain. Jadi seorang
sekretaris wajib memiliki kemampuan komunikasi yaitu kemampuan bernegosiasi
yang baik sebagai bekal dalam menjalankan pekerjaannya.
SUMBER REFERENSI
Sujana, Asep
ST., 2004. Retail Negotiator Guidance. Jakarta
: PT. SUN Printing
Prijosaksono,
Aribowo Roy Sembel., 1999. Negosiasi.
Jakarta : PT. Gramedia
Stermerding.
1977. Teknik Rapat dan Diskusi Kelompok.
Jakarta : Balai Aksara
Sugeng.
2014. Pengertian, Tujuan dan Manfaat Negosiasi. Artikel diunduh dari
http://www.galeripustaka.com/2013/03/pengertian-tujuan-dan-manfaat-negosiasi.html.
pada Rabu, 27 Mei 2015.
Rosidah
dan Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi
Sekretaris Profesional Dan Kantor Yang Efektif. Yogyakarta : Gava Media
